DUDAS CON ENTREGA DE PROTOCOLO

Colegas tengo varias dudas sobre la entrega del protocolo (lo entrego por vencimiento, con algunas hojas utilizadas, instrumentos suspendidos):

UN INSTRUMENTO SUSPENDIDO COMO LO REFLEJO EN EL INDICE
(YO HABIA PENSADO: INSTRUMENTO: PODER ESPECIAL, OTORGANTE: JUANITO PEREZ, SUSPENDIDO)

LA RAZON DE CIERRE QUE FECHA LE PONGO: ( ME LO ENTREGARON EL CINCO DE FEBRERO ENTONCES SE ME VENCE EL 5 DE FEBRERO) LA DEL

DIA QUE SE ME VENCE EL PROTOCOLO, O LA DEL DIA EN QUE HAGO EL CIERRE (DIAS DESPUES DE QUE SE ME VENCIO).


EL SELLO DE SACA DE TESTIMONIOS LO PONGO EN LA PARTE INFERIOR DEL FOLIO DONDE COMIENZA EL INSTRUMENTO, (¿Y QUE PASA CUANDO

DOS INSTRUMENTOS COMIENZAN EN EL MISMO FOLIO?).

A la seccion de notariado no le expido testimonio, o si? (y si lo hago como lo reflejo en la saca del testimonio?, y en la

razon de extension del testimonio a quien se lo extiendo SECCION DE NOTARIADO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA o solo SECCION

DE NOTARIADO, y que fecha le pongo, la misma que le puse a la que le di al interesado o les pongo la misma fecha a todos los

testimonio que expida a la seccion de notariado, por ejemplo les pongo a todos que los extendi el cinco de febrero.)

Si a una misma persona le doy mas de un testimonio del mismo instrumento como lo reflejo en la saca? (o no tengo que decir

que le doy mas de un testimonio -el caso es de una constitucion de fundacion, que se emiten tres testimonios-).


la razon de saca la puedo dejar asi (partiendo de que aqui si puedo usar numeros):

Extendi testimonio de la escritura número 5 al señor JUAN PEREZ el dia 07/07/2013. Y FIRMO A LA PAR DE ESTA RAZON DE SACA O

NO FIRMO.

(esta bien asi o pongo 7 de julio de 2013, y le pongo hora o esta bien sin hora)

En vez de ponerle sello pienso mejor imprimirla en tinta azul, para mayor claridad (y para no estar escribiendo a mano, asi

solo saco el nombre del indice).

DONDE PONGO LA RAZON DE SACA (EN EL AMRGEN INFERIOR O AL COSTADO DERECHO O IZQUIERDO DEL INSTRUMENTO?)


ENTREGO EN LA SECCION DE NOTARIADO:

1- INDICE (SELLADO EN LA PARTE SUPERIOR CON MI RUBRICA) Y con la fecha y firma completa y sello al final, y HOJAS DE

PROTOCOLO (CON EL SELLO DE SACA DE TESTIMONIOS) con razon de cierre al final con mi firma y sello, todo EMPASTADO CON PASTA

DURA, la caratula SOLAMENTE CON MI NOMBRE Y EL numero de libro de protocolo, asi:

LIC. LUCAS ANTONIO GONZALEZ ORTIZ

LIBRO PRIMERO. O QUE MAS LLEVA LA CARATULA?


2- DOS COPIAS DE LAS HOJAS DEL PROTOCOLO (SIN SELLO DE SACA DE TESTIMONIOS) CON EL RESPECTIVO INDICE (TAMBIEN COPIA DEL

ORIGINAL), UNA CON PASTA DURA (PARA MI ARCHIVO PERSONAL) Y UNA PASTA SENCILLA (PARA LA SECCION DE NOTARIADO).

3- libro de anexos (con cada hoja con sello de notario al frente sin firma solo rubrica y sello que indica a que instrumento

pertenece solo en la primera hoja de cada anexo (o en todas?) y empastado (pasta dura o sencillo?).

Y por ultimo, solo lo entrego en la seccion de notariado, firmo el libro de entrega, y cuando puedo pedir hojas nuevas (puede

ser el mismo dia o tengo que esperar algo)?

El Indice se forma asì: Nº Escritura Otorgantes folios... Solo se consigna el nùmero de escritura, el tipo de escritura y en otorgantes la palabra SUSPENDIDA y luego los folios. Es decir que no se consignan a los otorgantes.


El protocolo NUNCA se fecha un dìa despuès que vence el protocolo SIEMPRE se hace con la fecha que fue entregado; pero modificando el año. Salvo los casos de haberse agotado el libro antes del vencimiento.

mmmm¡¡ Es casi imposible que dos instrumentos inicien en el mismo folio; pero si se da el caso se consignan dos sellos de saca. Uno a la par del otro.

A los testimonios que se extienden a la CSJ. Se les consigna: y para ser entregado en la Secciòn de Notariado de la Honorable Corte Suprema de Jusitica... y la fecha es la misma en la que se otorga la escritura. NUNCA los testimonios a la CSJ llevan la misma fecha, deben llevar la fecha de otorgamiento que en teorìa corresponde a los testimonios que le fueron extendidos a los otorgantes.

Si son muchos los otorgantes (comparecientes), se consigna que se entrego el testimonio a JUAN PEREZ y OTROS.

La razòn de saca NUNCA se firma. Y tampoco se consigna hora. En el foro he subido el tipo de sello que se utiliza. La razòn de saca se coloca en la parte inferior de cada folio donde inicia el instrumento.

Y NO se entrega a la CSJ, ningùn libro copia. Solo el original y el juego de Testimonios. Y en la parte final del original. Es decir despùes del cierre. Se deja una pàgina en blanco e inmediatamente despùes de agregan los documentos que van anexos. NO es un libro separado del protocolo.

Suerte...

Gracias por aclararme varias dudas, solo me quedan las siguientes:

1- Entonces en la razon de saca del testimonio que se pone en el margen inferior de donde inicia el instrumento, pongo:

Extendi testimonio de la escritura número 5 al señor JUAN PEREZ Y OTROS el dia 07/07/2013 (esta bien asi la fecha o le pongo 07 de julio de 2013)

(PONGO LO DE OTROS POR EL MOTIVO DE QUE ADEMAS DE A JUAN PEREZ TAMBIEN A LA SECCION DE NOTARIADO LE VOY A DAR TESTIMONIO).

2- En el indice si son varios otorgantes le pongo JUAN PEREZ Y OTROS (o aqui si tengo que poner todos los otorgantes)

3- A la seccion de notariado le entrego: a) Empastado duro de Libro de protocolo original con razones de saca de testimonios, y con indice, y agregado al mismo el legajo de anexos si exsitiere y b)
empastado sencillo de todos los testimonio que se extendieron, pero extendidos a favor de la seccion de notariado.

Entonces mi copia (la cual es opcional) no la llevo a la seccion, entonces la puedo hacer empastada anillada, etc.?

4- Cuando entrego el protocolo en la seccion de notariado, firmo el libro de entrega, y cuando puedo pedir hojas nuevas (puede ser el mismo dia o tengo que esperar algo)?

Agradecere sus respuestas, y desde ya les agradezco colegas, realmente que solo alguien con practica lo saca a uno de dudas (leyendo la ley hay varias cosas que no establece la forma e incluso los libros tienen cuestiones extrañas -que hasta a mi que no se mucho me parecen sospechosas- por ejemplo Ernesto Orantes en su libro Derecho notarial, practica y ejercicio notarial, dice que hay que ponerle hora a la razon de saca, y hay que ponerle si es primera, segunda y asi.....-.)

1.- La fecha se puede consignar de las dos formas. Por el espacio en el sello prefiero 07/07/2013

2.- mmmm¡¡¡ Los testimonios a la secciòn de notariado NO llevan sello de SACA. Y en la parte donde se consigna que se extiende el testimonio deberà colocar que se extiende el Testimonio para ser presentado en la Secciòn de Notariado de la Honorable Corte Suprema de Justicia.

3.- Es correcto la presentaciòn de los dos libros. Y en cuando a su copia, los mìos tienen la misma pasta dura que el original presentado a la Secciòn de Notariado, me gusta que se luzcan en el librero de la oficina. Ademàs cuando los presto para consulta, siempre es bueno tenerlos en las mejores condiciones. Entonces la forma en la que usted, organice sus libros de protocolo, es personalisima. Pero siempre es bueno que nuestros libros de protocolo le indiquen a las personas que tipo de profesional somos.

4.- Cuando se entrega el libro de protocolo, usted no firma nada. Solo se lo reciben y le entregan un comprobante que indica su presentaciòn en la Secciòn de Notariado. Y si puede pedir inmediatamente nuevas hojas. claro¡¡¡ su autorizaciòn estarà sujeta a que su libro no tenga observaciòn alguna; o si tiene que esta observaciòn sea superada. Personalmente siempre espero una semana para ir a solicitar nuevas pàginas.

Sobre los comentarios en los diferentes textos de derecho notarial, debe considerarse que son opiniones personales de cada autor. Y aùn cuando la ley no prohibe expresamente algunas situaciones, los notarios de antes son del criterio que "el exceso en derecho no hace daño". Pero en situaciones sencillas, como la entrega del protocolo, lo mejor es seguir los requisitos mìnimos, porque nuestro desconocimiento nos puede llevar a cometer excesos que pueden obrar en nuestra contra. Como ejemplo eso de las sacas, principalmente por el espacio con el que contamos para consignar los datos.

Suerte...

Disculpen pero igual tengo dudas hablan que el libro que se presenta a la sección de notariado tanto originales como testimonios van en pasta DURA pero tengo entendido que no se presentan empastados si no hasta que la sección de notariado los revise es así Dra.NV Ramirez?

SE LE PONE L FECHA EN QUE VENCE EL PROTOCOLO, ES DECIR 5 DE FEBRERO DEL SIGUIENTE AÑO

Flordema escribió: Disculpen pero igual tengo dudas hablan que el libro que se presenta a la sección de notariado tanto originales como testimonios van en pasta DURA pero tengo entendido que no se presentan empastados si no hasta que la sección de notariado los revise es así Dra.NV Ramirez?

Doctora¡¡¡¡¡ nooooooo¡¡¡

Contestando su pregunta¡¡¡ cuando se habla de presentar los libros de protocolo en "pasta dura", siempre se entregan ya empastados...

En la ùnica ocasiòn que no se presenta el libro empastado es cuando no ha llegado el dìa de vencimiento del libro y lo estamos entregando porque se nos agotaron las pàginas... Es decir que se dan casos que los libros se nos acaban ANTES del año de vigencia; y como si es necesario seguir trabajando en su protocolo; se lleva el libro SIN EMPASTAR; y lo empasta hasta que finalmente llegue el año de vigencia y lo deba entregar a la CSJ.

Suerte...

Nuevamente Gracias Licenciada NVramirez es usted una profesional muy competente y noble, la felicito y Bendiciones

En el caso de agotamiento antes del plazo de vencimiento, se debe de presentar el libro con todas las formalidades como al vencimiento????
es decir, con indice, saca dce instrumentos y las copias para la seccion y mias???

lorenadediaz escribió: En el caso de agotamiento antes del plazo de vencimiento, se debe de presentar el libro con todas las formalidades como al vencimiento????
es decir, con indice, saca dce instrumentos y las copias para la seccion y mias???

Efectivamente si agota todas sus pàginas ANTES del vencimiento de su protocolo; deberà presentar a la Secciòn de Notariado, el libro agotado; solo si necesita le autoricen nuevas hojas.

Dicha presentaciòn del libro agotado es exactamente igual al libro que presenta cuando ya ha transcurrido el año de vigencia; la ùnica diferencia es que NO lo debe llevar empastado.

Y si se presenta SIN EMPASTAR con indice, saca de instrumentos, los testimonios para la Secciòn de Notariado y la copia integra para usted NO es recibida, ni revisada por la Secciòn de Notariado, esa es para cada Notario y por seguridad.

Suerte...

Disculpe Licda. Nvramirez, me pregunto si los testimonios que se entregan a la sección de notariado y al archivo, también los firma y sella el notario?! estoy leyendo la ley de notariado y no se tal vez me perdí, por eso la molesto para que me aclare por favor. Gracias

Es muy gratificante leer sus comentarios "doctora" como siempre, gracias por tomarse el tiempo de ilustrar a quienes buscan su ayuda.-
Saluditos.-